Pengembangan Sistem Informasi Akademik STAIN Metro

Berikut ini adalah sebuah harapan yang mungkin akan segera menjadi kenyataan. Bahwa sistem pekerjaan yang dilakukan secara manual sudah bisa dibayangkan hasilnya....sangat merepotkan. Kebijakan lembaga untuk selalu mengikuti perkembangan Teknologi Informasi khususnya di perguruan tinggi sangat berpengaruh besar bagi perkembangan dunia pendidikan itu sendiri. Namun sebelumnya ada baiknya untuk diperhatikan hal-hal berikut ini sebelum pelaksanaan Sistem Informasi Akademik berbasis Teknologi Informasi diterapkan Sistem Informasi Akademik (SIA) yang lengkap memiliki modul2 dan sistem2 antara lain : - modul data civitas akademika, - modul data akademik, - modul registrasi, - modul heregistrasi, - sistem informasi keuangan - sistem informasi kepegawaian - sistem informasi inventory - sistem informasi perpustakaan - modul sms akademik - dan modul lain bagi perguruan tinggi yang baru akan menerapkan sistem informasi, tidak disarankan langsung menggunakan semua modul tersebut, karena akan terjadi perubahan model kerja staf secara yang sangat cepat. saya lebih menyarankan untuk menerapkan modul2 inti terlebih dahulu, bila sudah selesai baru dilanjutkan dengan modul lain. jarak waktunya bisa per triwulan, per semester atau per tahun. Tahapan yang diprioritaskan adalah :

• untuk pekerjaan yang bila dilakukan secara manual akan membutuhkan waktu yang lama dan merepotkan, seperti cetak KHS dan Transkrip nilai
• sistem IT yang juga bisa berfungsi sebagai media promosi perguruan tinggi, contohnya Website dan SMS Akademik
• sistem yang tidak membutuhkan pekerjaan operasioanl, seperti SMS Akademik yang tidak perlu di operasikan oleh admin karena sistem akan membalas otomatis SMS yang masuk dan data mengambil dari database yang sudah ada yaitu data mahasiswa dan data nilai.

6 tahapan pertama yang direkomendasikan untuk penerapan sistem IT adalah :

1. Tahap 1. Pembuatan Website profil perguruan tinggi
2. Tahap 2. Penerapan sistem informasi data personalia, Targetnya yaitu :

• bisa melihat data mahasiswa per jurusan, angkatan, per dosen pembimbing,
• bisa melihat data dosen dan matakuliah yang diajarkannya dan
• melihat data matakuliah dan dosen pengajarnya.

Tahap ini terdiri dari modul2 :

• modul data mahasiswa
• modul data dosen
• modul data matakuliah
• modul data pembimbing akademik

3. Tahap Penerapan modul nilai, Targetnya yaitu : bisa input nilai, dengan 3 macam cara :

• input nilai per mahasiswa, ini untuk melihat dan melengkapi nilai lama, fitur ini akan menampilkan formulir nilai per mahasiswa untuk seluruh matakuliah semester 1 s.d 8. pilihan ini cocok bila data tersedia adalah lembaran KHS atau transkrip nilai.
• input nilai per matakuliah, ini untuk melihat dan melengkapi nilai lama, fitur ini akan menampilkan formulir nilai per matakuliah untuk seluruh mahasiswa, pilihan ini cocok bila data nilai berasar dari dosen pengajar.
• admin dan mahasiswa bisa melihat dan mencetak KHS per semeseter, transkrip nilai sementara dan transkrip nilai final.

4. Tahap 4. Penerapan modul KRS Untuk Admin Targetnya yaitu :

• mahasiswa bisa mengisi KRS dengan cara manual (dengan kertas) atau melalui terminal komputer yang disediakan khusus untuk mahasiswa
• dosen bisa melihat KRS yang diisi mahasiswa dan menyetujui KRS tersebut
• admin dan dosen bisa melihat mahasiswa yang mengikuti matakuliah berdasarkan KRS.
• admin dan dosen bisa input nilai berdasarkan KRS, fitur ini akan menampilkan formulir mahasiswa untuk matakuliah yang diambil mahasiswa di KRS

5. Tahap 5. Penerapan modul SMS AkademikTargetnya yaitu :

• mahasiswa dan orang tua mahasiswa bisa cek nilai per matakuliah, IP per semester dan IPK

6. Tahap 6. Pembuatan Website data akademik Targetnya yaitu :

• mahasiswa dan orang tua mahasiswa bisa akses nilai via internet dengan username dan password
• bisa akses data jadwal kuliah, jadwal ujian dan kalender akademik.